Pensar, escribir y analizar una estrategia de comunicación es uno de los mejores pasos para lograr que los objetivos se ejecuten con la calidad esperada y en el menor tiempo posible.
“COMUNICAR ≠ TRANSMITIR
TRANSMITIR = COMUNICAR + ASEGURARSE que se haya entendido y se actuará de la forma que se espera”. Jordi Casellas. (Country Manager de Thomson para España e Italia).
Cuando hablamos de estrategia, la comunicación es una pata fundamental de la mesa de inicio de cualquier proyecto. Y tal como nos revela Casellas, no sólo se trata de pasar un mensaje, es mucho más que eso si queremos lograr la estrategia a llevar adelante.
Quisimos compartir con uds. un plan simplificado de los puntos que no deben faltar ante la comunicación de la estrategia o reingeniería o cambios abruptos como los que enfrentamos en estos momentos.
¿Quiénes queremos ser al salir de la cuarentena, crisis, imprevistos?
¿Cómo preparamos nuestro negocio, nuestro emprendimiento, nuestros equipos al regresar?
¿Todo será igual?
¿Qué modificamos o modificaremos?
¿Qué elegimos cambiar y qué nos cambió sin permiso?
¿Al volvernos a ver tenemos una nueva estrategia por delante? Si es así, te compartimos algunos puntos importantes que te pueden ayudar a transmitir tu plan.
Estrategia simplificada para comunicar efectivamente.
1) Armado de la estrategia. Objetivos generales, mediano y largo plazo.
¿Qué necesito comunicar?
¿Qué quiero comunicar?
¿Para qué quiero comunicar?
¿Qué quiero lograr?
Objetivos anuales. Objetivos semestrales. Asegurarte de cuantificarlos, que sean ambiciosos y alcanzables, y los tiempos de cada uno.
2) Repaso de la situación actual.
Para conocer y estar todos en la misma línea de información de la situación actual del equipo, de la empresa, del entorno, quién es la competencia y que está haciendo, que afecta al proyecto, etc.
Para eso te recordamos analizar las características internas y las características externas, para conocernos mejor, pensar en lo que somos de destacar y lo que tenemos que mejorar y a analizar los aspectos externos que nos pueden afectar y de que manera.
3) Comunicar cambios para el nuevo escenario, si los hubiere.
Los cambios muchas veces nos generan expectativas, ansiedad, temores, etc.
Si hay cambios primero resumirlo en pocas líneas y compartirlo con algunas personas para ver si se comprende y que se comprende. Esto nos dará claridad al transmitirlo.
¿Qué se espera de la comunicación? Planificar las respuestas deseables para lograr lo que se proyecte.
Listar posibles preguntas que surjan y sus respuestas adecuadas.
¿De qué se trata el cambio?
¿A partir de cuándo?
¿Por qué ahora?
¿Cómo me afecta el cambio?
¿Cómo impacta en mi equipo?
4) Nuevos objetivos y presupuestos. Objetivos a corto plazo.
Objetivos trimestrales y mensuales y presupuestos.
Es importante que se bajen los objetivos en cascada para reflejar alineamiento de los esfuerzos individuales y grupales, si lo hubiere, a fin de lograr el éxito deseado.
Esto aporta beneficios como enfocar al equipo a las metas deseadas, fomenta el compromiso y la motivacion del equipo, muestra transparencia y permite medir responsabilidades de cada uno con los objetivos, reduce la incertidumbre al comunicarse de manera clara las metas, y aporta valor a cada integrante por la importancia de su participación en el logro de los objetivos.
5) Acciones para ejecutar cada uno en su rol con los tiempos de ejecución.
Las acciones deben ser como los objetivos, mientras más claros mayor eficiencia obtendremos. La hoja de ruta debe ser específica, clara, medible, lo que se espera y el tiempo de ejecución. Además cada rol claramente definido para todos y cada uno.
6) Canales de comunicación.
Elegí los canales que mejor se adapten a tus objetivos, ya que hay varias formas para que llegue el mensaje eficientemente.
7) Especificación de las fechas.
Si se habla de estrategia se habla de plazos de ejecución, cada objetivo y su correspondiente cascada con fechas de consecución.
8) Mediciones y evaluaciones.
Da lugar a la definición de cuando se medirá y evaluará cada meta, objetivo y o plan. Ya que una vez alcanzados los objeticos o cumplidas las fechas es necesario revisar si se alcanzó la estrategia, los objetivos a corto, mediano y largo plazo, si los presupuestos estuvieron acordes, si sirvieron las reingenierías, cambios, u hoja de ruta inicial. De esta manera sabremos que mejorar para la próxima, que modificar y finalmente qué celebrar.
9) Espacio para compartir dudas, reflexiones, apreciaciones, alertas.
Es importante conocer como sus metas individuales suman a los objetivos del equipo, cuando entiende cada uno como contribuye obtienen mayor motivación al hacerse responsables de su rol, al tomar decisiones y trabajar en pos de un objetivo global.
Sus dudas, aportes y alertas te darán mayor claridad a tu panorama y mas realidad, ya que son ellos quienes están día a día en la “trinchera” y son ellos los que mejor pueden asesorarte de la tarea específica.
Esperamos que sea de utilidad esta estrategia simplificada para comunicar, y que te ayude a lograr lo que querés que sea, luego de esta cuarentena o cualquier crisis o imprevisto, en tu negocio.
¡Nos va a encantar leerte!